Third Party Risk Management hilft Unternehmen, das Risiko von Compliance-Verstößen zu vermeiden.
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In Zeiten der Digitalisierung ist es für Unternehmen unerlässlich, auf die Unterstützung von Drittanbietern zurückzugreifen. Sei es im Bereich der IT-Infrastruktur oder bei der Datenverarbeitung – externe Dienstleister helfen dabei, Geschäftsprozesse effektiver und effizienter zu gestalten. Doch mit der Zusammenarbeit mit Dritten geht auch ein Risiko einher. Unternehmen sollten deshalb ein Third Party Risk Management (TPRM) etablieren.
Was ist Third Party Risk Management?
TPRM ist ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, das Risiko der Zusammenarbeit mit Drittanbietern zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern. Er hilft Unternehmen, die Risiken im Zusammenhang mit ihren Drittanbietern besser zu verstehen und zu managen, um Compliance-Verstöße zu vermeiden.
Warum ist TPRM wichtig? “Unternehmen müssen beispielsweise überprüfen, ob ihre Drittanbieter den SOC2-Prüfungsstandard einhalten. Dieser soll sicherstellen, dass Drittanbieter sensible Kundendaten vor unbefugtem Zugriff schützen”, erklärt GreenPages-Manager Pasteris und ergänzt: “Auch Datenschutzgesetze wie die DSGVO sind in dieser Hinsicht relevant. Wenn Sie selbst compliant sind, nutzt Ihnen das überhaupt nichts, wenn Ihr Drittanbieter sich an nichts hält.”
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Kernkomponenten einer effektiven TPRM-Strategie
Ein Thrid Party Risk Managment sollte Folgendes enthalten:
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Risikoidentifikation und -bewertung: Der erste Schritt im TPRM-Prozess ist die Identifikation und Bewertung der Risiken, die mit der Zusammenarbeit mit Drittanbietern verbunden sind. Dies umfasst die Analyse der Sicherheitsmaßnahmen, Datenschutzpraktiken und Compliance-Standards der Drittanbieter. Unternehmen sollten eine detaillierte Due Diligence durchführen, um potenzielle Schwachstellen und Risiken zu identifizieren.
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Vertragsmanagement: Ein weiterer wichtiger Aspekt des TPRM ist die Implementierung von Vertragsklauseln, die die Verantwortlichkeiten der Drittanbieter hinsichtlich Compliance-Verstößen definieren. Es ist wichtig, dass Unternehmen klare Erwartungen an ihre Drittanbieter haben und dass diese Erwartungen in schriftlicher Form niedergelegt werden. Dies hilft Unternehmen, sich vor rechtlichen Konsequenzen im Falle von Compliance-Verstößen durch Drittanbieter zu schützen.
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Überwachung und Audits: Eine effektive TPRM-Strategie umfasst auch die kontinuierliche Überwachung von Drittanbietern, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen entsprechen. Diese kann durch regelmäßige Audits und Prüfungen erfolgen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendigen Ressourcen und Tools verfügen, um die Einhaltung der Compliance-Standards durch ihre Drittanbieter zu überprüfen.
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Schulung und Sensibilisierung: Die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter über die Risiken und Anforderungen des TPRM ist ebenfalls entscheidend. Mitarbeiter sollten verstehen, warum TPRM wichtig ist und wie sie dazu beitragen können, die Risiken zu minimieren. Regelmäßige Schulungen und Workshops können dazu beitragen, das Bewusstsein für TPRM zu stärken und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Compliance-Standards einhalten.
Best Practices für ein erfolgreiches TPRM
Diese vier Tipps helfen bei der TPRM-Umsetzung:
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Etablierung klarer Richtlinien und Verfahren: Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren für das TPRM entwickeln und implementieren. Diese sollten alle Aspekte des TPRM abdecken, einschließlich der Auswahl von Drittanbietern, der Vertragsgestaltung, der Überwachung und der Berichterstattung.
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Nutzung von Technologie: Der Einsatz von Technologie kann das TPRM erheblich erleichtern. Es gibt zahlreiche Tools und Plattformen, die Unternehmen dabei unterstützen, die Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu überwachen. Diese Tools können auch bei der Automatisierung von Audits und Berichterstattungen helfen.
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Integration des TPRM in das Enterprise Risk Management (ERM): Das TPRM sollte nicht isoliert betrachtet werden, sondern in das umfassende Risikomanagement des Unternehmens integriert werden. Dies stellt sicher, dass alle Risiken, einschließlich derjenigen, die von Drittanbietern ausgehen, ganzheitlich betrachtet und gemanagt werden.
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Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Die TPRM-Strategie sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedrohungen und Compliance-Anforderungen entspricht. Unternehmen sollten proaktive Maßnahmen ergreifen, um ihre TPRM-Strategie kontinuierlich zu verbessern.
Sichere Geschäftsprozesse mit TPRM
Third Party Risk Management ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance-Strategie jedes Unternehmens, das mit Drittanbietern zusammenarbeitet. Durch die Implementierung einer effektiven TPRM-Strategie können Unternehmen das Risiko von Compliance-Verstößen durch Drittanbieter minimieren und sich vor rechtlichen Konsequenzen schützen. Die Identifikation und Bewertung von Risiken, das Vertragsmanagement, die kontinuierliche Überwachung und die Schulung der Mitarbeiter sind entscheidende Komponenten eines erfolgreichen TPRM. (jm)
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