Mit einer ISO 27001-Zertifizierung weisen Unternehmen nach, dass sie ein wirksames Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) betreiben. Lesen Sie, weshalb der Zertifizierungsprozess häufig schief geht.
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ISO-Zertifizierungen, aber auch die Einführung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) nach IT-Grundschutz, werden von vielen Unternehmen als Beweis für ihre Qualität und ihren professionellen Ansatz bei der Durchführung ihrer Geschäftstätigkeit angesehen. Obwohl das ein wichtiger Grundstein für jedes Unternehmen ist, läuft in einigen Fällen nicht immer alles wie geplant. Im Folgenden werden die häufigsten Fallstricke bei der ISO-/ISMS-Einführung und deren Zertifizierung sowie Lösungsansätze aufgeführt.
1. Fehlende Verbindlichkeit der Geschäftsleitung
Allen voran geht die Geschäftsleitung. Egal, ob als Einzelperson oder zu mehreren. Einer der maßgeblichen Faktoren, der dazu führt, dass ISO-/ISMS-Einführungen in Unternehmen nicht funktionieren, ist das fehlende Commitment der Geschäftsführer. Diese muss die Bedeutung der ISO-/ISMS-Einführungen verstehen und sich aktiv für ihre Umsetzung und Aufrechterhaltung einsetzen. Ohne das Engagement der Geschäftsleitung ist es oft schwierig, alle Mitarbeiter für den Prozess zu gewinnen und sicherzustellen, dass die ISO-Standards oder auch die Standards nach IT-Grundschutz in den täglichen Geschäftsablauf integriert werden.
Deshalb sollten Unternehmen auf jeden Fall klarstellen, wie wichtig das Thema ist – auch, wenn die Umsetzung mit hohem Aufwand und Unannehmlichkeiten verbunden sein kann. “Aufräumen” ist nicht immer schön. Das Ergebnis dafür aber umso lohnender. Wenn die Geschäftsleitung die ISO-/ISMS-Einführungen unterstützt und fördert, kann dies zu einem erfolgreichen Abschluss und einem besseren Unternehmensimage führen.
2. Dran vorbei statt mittendrin
Einer der häufigsten Gründe, warum ISO-/ISMS-Einführungen in Unternehmen nicht funktionieren, ist, dass sie nicht tatsächlich in den täglichen Geschäftsablauf integriert werden. Viele betrachten die ISO-/ISMS-Einführungen als eine einmalige Aktivität, die einmal durchgeführt wurde, um das Zertifikat zu erhalten. Dabei achten sie jedoch nicht darauf, die geschaffenen Abläufe in ihre täglichen Geschäftspraktiken zu integrieren. Ohne eine tatsächliche Einbindung in den täglichen Geschäftsablauf wird das Zertifikat nutzlos und die Vorteile, die es bietet, werden nicht realisiert. Im schlimmsten Fall zahlen Organisationen sogar drauf, lassen dabei jedoch in jedem Fall wertvolles Entwicklungspotential liegen.
Bei der Integration gilt es zu beachten, dass man sich nicht zu sehr in Details verliert. Die (arbeits-)lebensnahe Umsetzung des Managementsystems ist maßgeblich für dessen Erfolg. Anstatt komplizierte Prosa zu schreiben, tut es vielleicht auch eine Grafik. Frei nach dem Motto “Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!”. Sind Abläufe leicht und intuitiv zu erfassen und klar umzusetzen, werden sie auch gelebt. Hier kann es auch hilfreich sein, Prozesse zu automatisieren. Auch der Blick von außen durch einen erfahrenen Berater kann von Vorteil sein.
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3. Mitarbeiter nicht umfassend beteiligen
Ein weiteres Problem, das bei ISO-/ISMS-Einführungen häufig vorkommt, ist die fehlende Beteiligung aller Mitarbeiter. Wenn nur ein kleiner Teil des Unternehmens für die Umsetzung der ISO-/ISMS-Einführungen verantwortlich ist, kann es zu einer Desynchronisation zwischen den Abteilungen kommen, die nicht Teil des Prozesses sind. Dies führt dazu, dass bestimmte Abteilungen nicht an den vorgesehenen Verfahren teilnehmen und dass die ISO-/ISMS-Einführungen letztendlich nicht funktioniert.
Die Lösung hierzu? Erfahren Sie im nächsten Punkt.
4. Mitarbeiteridentifikation nicht fördern
Ein weiterer Faktor, der die Funktionalität von ISO-/ISMS-Einführungen in Unternehmen erschwert, ist die fehlende Identifikation der Mitarbeitenden mit der Einführung und dem daraus resultierenden Managementsystem. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum die Einführung wichtig ist, wie sie in ihre täglichen Arbeitsabläufe integriert werden soll und wie das ihnen die Arbeit erleichtert. Ist das nicht der Fall, wird es schwierig , die Einführung umzusetzen und eine daraus etwaig resultierende Zertifizierung aufrechtzuerhalten.
Eine Lösung dafür bilden zum Beispiel Schulungen und Weiterbildungsprogramme. Diese tragen dazu bei, dass die Mitarbeitenden frühzeitig in den Zertifizierungsprozess einbezogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden die Bedeutung der Zertifizierung verstehen und wie diese in ihre täglichen Arbeitsabläufe integriert werden kann.
Die Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden stellt zudem sicher, dass das Managementsystem effektiv umgesetzt wird. Die Angestellten tragen dadurch aktiv zu dessen Verbesserung bei.
5. Vernachlässigen von Kompetenzbildung
Schulungen für Mitarbeitende im Kontext der ISO-/ISMS-Einführungen sind in vielerlei Hinsicht wichtig. Fehlende Kompetenz bei den Verantwortlichen trägt oftmals dazu bei, dass Zertifizierungsvorhaben spätestens im Audit scheitern. Schulungen und das Bilden von Bewusstsein aller Mitarbeitenden für die Bedeutung der ISO-/ISMS-Einführungen und ihre Rolle bei der Umsetzung sind deshalb essentiell.
Ein gut ausgebildetes Team findet gute und effiziente Lösungen für den Aufbau und die Umsetzung eines Managementsystems. So kann Bürokratisierung vermieden werden. Damit ist Kompetenzbildung von Anfang an ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer ISO-/ISMS-Einführungen.
6. Umsetzen ohne Plan
Ein weiteres Hindernis bei der Implementierung von ISO-/ISMS-Einführungen, ist das Fehlen eines klaren Plans zum Vorgehen. Viele Organisationen beginnen den Prozess ohne, dass sie eine genaue Vorstellung davon haben, was für eine ergolgreiche Einführung oder eine Zertifizierung benötigt wird. Dadurch verschwenden sie Zeit und Ressourcen. Ohne einen genauen Plan konzentrieren sich Firmen auf Bereiche, die nicht relevant sind oder die Anforderungen der ISO-/IT-Grundschutz Standards nicht erfüllen. Dauert die Umsetzung für den Aufbau eines Managementsystems zu lange, kann es außerdem dazu kommen, dass die reguläre Unternehmensentwicklung den Prozess selbst überflügelt und Arbeit mehrfach anfällt, um Änderungen zu folgen.
Eine mögliche Lösung besteht darin, einen klaren Plan zu erstellen, der die Schritte zur Implementierung der Standards festlegt. Dieser Plan sollte die spezifischen Anforderungen der gewählten Standards, die benötigte Zeit und die Ressourcen für die Einführung/Zertifizierung, sowie die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen berücksichtigen. Durch eine klare Definition einer Deadline für den primären Aufbau des Managementsystems können Unternehmen sicherstellen, dass sie sich auf die wichtigsten Bereiche konzentrieren. Somit sind sie in der Lage, Zeit und Ressourcen effektiver zu nutzen. Eine vorgelagerte Soll-Ist-Stand- oder GAP-Analyse ist dabei ein erprobtes Mittel, um Klarheit zu schaffen und die Basis für eine konkrete Planung zu erhalten.
7. Das passt schon so oder währt ehrlich doch länger?
Wenn Unternehmen sich selbst belügen, funktioniert die ISO-/ISMS-Einführungen ebenfalls nicht. Oftmals werden Schwachstellen- und Risikoanalysen nicht objektiv betrachtet oder eigentlich relevante Themen schlicht nicht erfasst. So nach dem Motto: “Was der Auditor nicht weiß, macht ihn nicht heiß.”
Dies führt dazu, dass Unternehmen ihre Risiken nur unzulänglich behandeln oder erst gar nicht wahrnehmen und somit die Wirksamkeit des Managementsystems beeinträchtigen. Der Aufschrei, wenn ein Risiko nach einer zuvor positiven Bewertung eintritt und immense Kosten zu dessen Behebung anfallen, ist im Nachhinein oft groß.
Eine unehrliche Betrachtung sorgt dafür, dass die Implementierung der gewählten Standards oberflächlich und unvollständig erfolgt, was die Einführung und gegebenenfalls auch die Zertifizierung letztendlich sinnlos macht.
Eine Lösung hierfür besteht darin, dass Unternehmen schonungslos ehrlich zu sich selbst sind und sich gegebenenfalls auch Hilfe zur Selbsthilfe holen. Ein unvoreingenommener und erfahrener Berater kann helfen, Risiken richtig einzuschätzen. Außerdem ist er in der Lage, potentielle Szenarien aufzeigen, die aufgrund von Betriebsblindheit sonst nicht gesehen werden. So kann das Unternehmen eine ehrliche Risikoanalyse durchführen und Schwachstellen im Unternehmen identifizieren, um eine effektive Implementierung der gewählten Standards zu gewährleisten.
8. Die Einführung/Zertifizierung als abgeschlossenen Prozess betrachten
Ein weiteres häufiges Problem bei ISO-/ISMS-Einführungen ist das Fehlen eines kontinuierlichen Überwachungs- und Verbesserungsprozesses. Viele Unternehmen sehen die ISO-/ISMS-Einführungen als einen abgeschlossenen Prozess. Werden jedoch keine kontinuierlichen Bemühungen unternommen, um die Umsetzung der gewählten Standards aufrechtzuerhalten und zu verbessern, droht das Unternehmen schnell hinter den neuesten Trends und Anforderungen zurückzufallen. Im schlimmsten Fall kann es sogar passieren, dass das Unternehmen seine Zertifizierung verliert. Im Anschluß ist es entsprechend schwer, diese erneut zu erlangen.
Um diese Probleme zu vermeiden, müssen Unternehmen die ISO-/ISMS-Einführungen als einen kontinuierlichen Prozess ansehen, der ständig überwacht und verbessert wird. Alle Mitarbeiter sollten in den Prozess einbezogen werden, um eine reibungslose Umsetzung und eine tatsächliche Integration in den täglichen Geschäftsablauf zu gewährleisten. Zudem ist es wichtig, dass regelmäßig Überprüfungen und Audits durchgeführt werden. Dadurch sorgen Organisationen dafür, dass sie immer den neuesten Standards entsprechen.
9. Einsatz von Billiglösungen
Eine ISO-/ISMS-Einführung und Zertifizierung ist nichts für Unternehmen, die auf Billiglösungen aus sind. Viele Unternehmen versuchen, Kosten zu sparen, indem sie sich für günstigere Lösungen entscheiden oder versuchen, die Standards auf eigene Faust und ohne angemessene Ressourcen zu implementieren.
Dies führt regelmäßig dazu, dass Unternehmen wichtige Bereiche übersehen oder mangelhafte Lösungen implementieren, die die Standards nicht vollständig erfüllen oder nur Mehrarbeit schaffen, ohne die eigentlich möglichen Vorteile eines Managementsystems zu erschließen. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Implementierung von ISO/IT-Grundschutz-Standards ein wichtiger und langfristiger Prozess ist. Dieser erfordert eine angemessene Investition, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden und das Managementsystem effizient umgesetzt wird. Was bringt es, am Anfang zu sparen und dann auf Dauer mehr Kosten zu haben, um die Fehler in der Basis auszugleichen?
Lösen lässt sich dieses Dilemma durch eine klare und ausführliche Bestandsaufnahme in Kombination mit einem Soll-Abgleich. Auf Basis eines klaren Bildes, was zu tun ist, lässt sich ein angemessenes Budget für die Implementierung der gewählten Standards bereitstellen und auf qualitativ hochwertige Lösungen setzen, die den Anforderungen entsprechen.
So kommen auch langfristige Vorteile von Managementsystemen zum Tragen, wie eine verbesserte Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit, was letztendlich zu höheren Umsätzen und Gewinnen führen kann. Ein angemessener Mehraufwand schon bei Implementierung des Systems rechnet sich also langfristig gesehen. (jm)
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